अधिक कुशल व्यावसायिक बैठकों के लिए 7 युक्तियाँ

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लोग हमेशा शिकायत करते हैं कि वे बहुत सारी बैठकों में भाग लेते हैं जो किसी न किसी तरह से दोषपूर्ण हैं। लोग किसी नतीजे पर नहीं पहुंचते। अनिर्णय ही निर्णय है। असहमति का समाधान नहीं किया जाता है। अन्य व्यक्ति वफ़ल करते हैं। ध्यान दें कि यह हमेशा "दूसरों" है जो वफ़ल करते हैं। बैठकें खींचती हैं। उन्हें निष्पक्ष सुनवाई नहीं मिलती है।

नीचे दिए गए ये विचार सबसे खराब बैठक को कम करने में मदद कर सकते हैं।

1. समय की पाबंद रहें।

कितने लोग मौजूद हैं, इसकी परवाह किए बिना समय पर शुरू करें। यदि इसका मतलब है कि देर से आने वाले लोग किसी चीज को याद करते हैं, तो वे कहना चाहते थे, इसलिए यह होना चाहिए। समय के साथ वे समय की पाबंद होना सीख जाएंगे।

2. समय पर समाप्त करें।

एक अंतिम समय निर्धारित करें और उससे चिपके रहें। यदि आपके पास आवंटित समय समाप्त होने पर व्यापार अधूरा है, तो एक और मीटिंग शेड्यूल करें। जब वे पहले से ही रोजमर्रा के काम में बाधा डालते हैं तो व्यस्त लोगों को स्पष्ट रूप से अंतहीन बैठकों में बैठने की उम्मीद करना तर्कहीन है।

3. भागीदारी को प्रतिबंधित करें।

केवल योगदानकर्ताओं को आमंत्रित करें। किसी को भी "अनुभव के लिए" या "एक उपस्थिति के रूप में" बैठक में शामिल होने के लिए नहीं कहा जाना चाहिए। यदि लोगों के पास प्रस्ताव पर चर्चा करने के लिए कुछ भी नहीं है या प्रभावित होने की संभावना नहीं है, तो सम्मेलन में होने के लिए आमतौर पर उनकी कोई आवश्यकता नहीं होती है।

4. स्पष्ट उद्देश्य।

बैठक के लक्ष्य को निर्दिष्ट करें और उस पर टिके रहें। प्रतिभागियों को अन्य मुद्दों को पेश करने से रोकें जब तक कि वे बैठक के उद्देश्य को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित न करें। एक विषय और एक लक्ष्य रखें और उनके साथ रहें।

5. पूर्ण भागीदारी।

हर समय पूरी भागीदारी को प्रोत्साहित करें। यह सुनिश्चित करने की कोशिश करें कि सभी को लगता है कि उनके पास "अपनी बात कहने" का मौका था। कुछ सदस्य दूसरों से बात करना या बात करना छोड़ सकते हैं। जिस तरह से यह शुरू होता है इस तरह की चीज को रोकें

6. लघु बैठकों को प्रोत्साहित करें।

जब कुछ प्रतिभागियों को एक अलग पहलू या मुद्दे पर बोलने के लिए योग्य माना जाता है, तो उन्हें व्यक्तिगत रूप से मिलने और पूरे समूह को वापस रिपोर्ट करने के लिए प्रोत्साहित करें। यह भी सुनिश्चित करता है कि आपकी बैठक तकनीकी मामलों की व्याख्या करने में कम नहीं है, जहां कुछ प्रतिभागियों को पूरी तरह से भाग लेने की विशेषज्ञता है।

7. रिकॉर्ड के फैसले।

किसी भी निर्णय या निष्कर्ष पर पहुंचने के लिए नोट करें। रिकॉर्ड जिसे दायित्वों को समय सीमा के साथ आवंटित किया गया है। बैठक के बाद उपस्थित लोगों को यह जानकारी प्रसारित करें। यदि कोई अन्य नियुक्ति आवश्यक है, तो लोगों को छोड़ने से पहले इसे सूचीबद्ध करें। यदि आपको एक और बैठक की आवश्यकता है, तो सभी के एक साथ रहते हुए इसे व्यवस्थित करना सबसे अच्छा है।

निष्कर्ष

बैठकें थकाऊ, उबाऊ और यहां तक ​​कि अप्रिय भी हो सकती हैं। वे उपयोगी, उद्देश्यपूर्ण, कुशल और आनंददायक भी हो सकते हैं। प्रत्येक व्यवसाय मीटिंग को व्यावसायिक सफलता और प्रगति को बढ़ाना और सुधारना चाहिए। यदि आपकी फर्म में ऐसा नहीं है, तो इन युक्तियों को आज़माएं।

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